上线步骤建议及准备工作

无论是准备提升管理的小型连锁店（缺乏库存和生产的管理经验），还是已经管理全面但准备全面拥抱互联网的大型连锁店（替换旧系统是项庞大工作），都建议分步实施。签约后，我们服务工程师会根据商家特点及改进期望量身定制一份上线工作清单。本文仅从常见角度梳理一份基本设置指南，有些基本设置（比如商品）不仅仅上线之初有用，平时也需要使用。 笼统来讲，分门店销售、线上销售、成品库存、内部订货、采购、原料库存、工厂生产、财务等几大模块分步实施。商家可根据自己的场景摘取选择，比如： <ul> <li>规模较大的私房，线上订单流量较大，也有门店，线上线下同步是核心诉求。第一阶段先搞定门店销售、线上销售、成品库存、财务的对账，库存是否严格管理看之前基础如何；第二阶段可启用采购，进销存都有了；第三阶段可以考虑提升原料、生产管理。</li> <li>传统的连锁门店，门店较多，有中央工厂，线上订单零星，微信会员和全流程效率提升是核心诉求。第一阶段先搞定门店销售、订货，第二阶段完整库存管理，线上销售、采购、生产可以视情况逐步启用。</li> </ul> <h2>0. 共用基本设置。</h2> 比较消耗时间的准备工作，及早开始准备： <ul> <li> 第三方账号涉及第三方审核，建议先准备。微信公众号注册及审核，需要1-2个工作日；如果已经有了，检查一下是否服务号，必要接口是否正常。微信支付申请及认证需要2-3个工作日，如果碰到问题被驳回重新提交申请则耗费更多时间，所以及早进行。支付宝比较快，签约当面付一般当天就能通过审核。不懂的可联系服务工程师辅助。 </li> <li> 品类、商品录入。可先在Web管理后台新建商品熟悉一下商品各种属性的意义，上线初期大量导入可按excel模板整理后导入。很多商家想趁换系统时好好整理一下商品，可能会花费比较长的时间，尤其想整理原料的话，可能会耗费一周时间。也可先录入成品（面包蛋糕等），以后需要再录入原料、半成品，取决于商家基础。如果近期计划启用配方和生产，原料导入时注意多级单位（比如基本单位“克”、调拨单位“包”、采购单位“箱”）；但建议不要轻易启用，没有管理基础的话容易带来更多麻烦。品类很重要，合理的品类划分能让其他工作更方便，我们会结合行业经验给一些建议。 </li> <li>会员是重头戏。商家选用我们系统多半也是看重我们线上线下会员的强大功能。如果涉及旧系统切换，旧系统的会员数据需要导入新系统，这事难度比较高、我们服务工程师会协助进行。工程师需要提前了解之前的会员数据情况，进行会员数据清洗，对异常数据做到心中有数，这样才能够在上线的当天晚上迅速导入最新会员数据、避免影响白天营业。如果以前有实体卡，还需要沟通实体卡形式和读卡器型号、确认兼容性问题。如果以前有微信商城、启用过线上会员，同步切换，线上线下会员合并（如果没有，随后找个时间上线即可）。如果以前使用了电子券，且会员名下依然有券，导入新系统需要单独沟通。如果有密码卡需要导入，也需要沟通规则。会员相关规则，比如充值赠送、等级、积分、优惠等等，提前沟通，看如何建立更好的会员体系。设置微信会员激活流程，别忘了设置商户基本信息（在菜单“设置”-“商户信息”，编辑基本信息，上传logo——微信会员的一些功能将引用该logo）。</li> </ul> 一些不太花时间的设置，也需要抽空准备： <ul> <li> 给老板、店长、收银员、仓管员、财务等各种人员新建账号。如果人多，也可以导入。让大家都去绑定微信（关注麦田守望小助手），以便平时收取必要提醒，还可以在小程序上查看数据、进行常见操作。 </li> <li> 添加分店和负责人、成员。这个设置确保本店的人只看本店的信息、只操作本店的库存，在乎信息权限的商家务必要设置。 </li> <li> 营销规则，沟通一下以前使用的如何在新系统设置，如果不兼容就需要调整规则。如果有企业客户，也可以提前录入企业客户名单。 </li> <li>短信充值。短信用于给用户发送初始密码，给会员验证手机号。</li> </ul> <h2>1. 门店销售</h2> 准备工作： <ul> <li>硬件兼容性确认，不兼容的及时采购。可能用到的硬件有：双屏收银机、小票打印机、扫码枪（或盒子、都是通用的）、钱箱、标签打印机、电子秤（或带秤的收银一体机）、读卡器、卡、iPad、摄像头。商家可自行采购，淘宝上东西很全很方便，我们服务工程师可帮忙确认型号；商家如果希望我们提供一条龙服务，我们也有合作伙伴可代为采购。</li> <li>如果使用双屏收银机，面向顾客那屏轮播什么广告图片，提前设计。另外，客屏会自动显示一个带门店参数的二维码，用于分店之间发展微信会员业绩PK，如果收银机不是双屏的，可打印二维码张贴。</li> <li>如果想在店里摆放引导顾客启用微信会员或其他促销的广告文案，印刷也需要时间，提前安排。</li> <li>在收银机上安装终端软件，包括收银软件、小票打印机驱动、接单打印软件、远程控制软件<a href="https://sunlogin.oray.com/">向日葵</a>（需要我们工程师协助时可远程）、谷歌浏览器。详见<a href="https://www.showdoc.com.cn/maitianshouwang/3858307492167215">《门店收银机上相关软件说明》</a></li> <li>如果门店的蛋糕订单由中央工厂制作，或者小店的订单由大店制作，需要设置分店附属仓及中央工厂的供货能力。在负责制作的地方安装接单打印软件，设置打印规则。</li> <li>如果饮品需要打印不干胶贴纸，或者食药监要求打印的贴纸，安装标签打印机。</li> <li>如果有特殊的支付方式，默认支付方式不能涵盖的，设置自定义支付方式。</li> <li>如果门店使用了纸券，也提前创建好，方便店员选用。</li> <li><a href="https://mp.weixin.qq.com/mp/homepage?__biz=MzA5Mzk1MTMyMg==&hid=11&sn=173832278e591e8009f30a0e3bbc289e" title="《门店日常操作指南》有专门说明">《门店日常操作指南》有专门说明</a>。提前安排各门店试用，确保每个店都用了，无论是按照《门店日常操作指南》用心去试、还是随便进入点一点，都比不用强。——按照我们的经验，日常工作一般没有什么问题，用过任何一款收银软件的收银员都能很快上手；跟以前习惯不一样的操作，需要特别注意，我们服务工程师也会在培训中特别强调，但如果没有提前试用，培训就几乎起不到任何作用，工程师到现场工作效率打折扣，增加工作量需要额外收费滴~</li> </ul> 系统切换前后两天的详细步骤，细化到几乎每个小时做什么，届时会由服务工程师跟商家对接人沟通商量后给出。 <h2>2. 线上销售</h2> 涉及功能： <ul> <li>微信商城、小程序。</li> <li>美团、美团外卖、饿了么等平台。</li> </ul> 商家线上线下的订单量都比较大时，库存同步很重要，可极大提升效率和顾客满意度。订单量不大的或者缺乏库存管理经验的商家，可先不启用库存同步和线上库存判断，或者先上线蛋糕预定——按需制作类的蛋糕对库存要求不高，没有线上运营经验的商家不至于一下带来太多挑战。 准备工作： <ul> <li>商品图片。门店销售对商品图片要求不高，线上销售则完全不同，商品图片是否好看极大的影响销售。建议找专业摄影师拍照。</li> <li>申请认证小程序，如果需要使用。</li> <li>微信商城装修。（麦田守望团队只提供技术支持，不做内容或运营支持。如果需要代运营，我们在北京、杭州、无锡等地有合作伙伴可以介绍。）</li> <li>如果各门店的供应能力不同，仔细设置库房关系和供货能力（详见<a href="https://mp.weixin.qq.com/mp/homepage?__biz=MzA5Mzk1MTMyMg==&hid=16&sn=8fdd09b1c09f928365f8efd15efeb6ed" title="《库房操作指南》">《库房操作指南》</a>的“设置”部分）</li> <li>如果需要打印线上订单，安装接单打印终端。可以安装到门店收银机上，也可以安装到工厂的电脑上。设置好接单规则。</li> <li>配送点、配送范围和运费设置。使用第三方同城配送的，比如闪送、达达、顺丰同城，可授权对接，方便比价及批量呼叫。</li> <li>微信商城内部测试，自己预览下单，完整测试全流程，确保没有问题。</li> <li>店长确保已经绑定微信账号、关注了麦田守望小助手，订单即将超时无人处理会收到提醒。</li> </ul> 系统切换： <ul> <li>如果商家之前有线上销售软件，麦田守望微信商城在设置时并不影响商家以前软件的使用。全部设置好了之后切换，改一下公众号菜单入口即可，换上新的微信商城链接。</li> <li>第三方外卖平台（美团外卖、饿了么）对接的好处主要是库存同步节省工作量，可视库存管理情况决定何时启用。</li> </ul> <h2>3. 成品库存</h2> 成品（面包等）库存管理比原料和半成品的库存管理简单得多，库存管理基础薄弱的商家可先熟悉起来。库存管理首先解决钱货一致问题，让商家的账目更清晰。门店的成品库存操作形成习惯后，微信商城或外卖，可上线面包，线上线下同步库存，店员工作量小，更容易推动起来。 如果以前没有做过库存管理，培养习惯、形成管理规范就需要比较长的时间。意识转变是最难的部分。早期盘盈盘亏可允许门店出错，但需要找到原因，逐步让所有东西的库存数都对上。后续就该有严格的管理规范，盘盈盘亏需要承担责任。我们很多客户，晚上盘点不用10分钟，理顺了肯定是皆大欢喜的。 系统切换当天晚上，服务工程师会引导各门店盘点库存录入。 <h2>4. 内部订货</h2> 有中央工厂的商家，一开始就需要这个功能。旗舰店、大店带小店的模式，也可以使用。 准备工作： <ul> <li>定义订货模板，方便日常使用。</li> <li>梳理之前工作习惯，确定打印配货单或分货单，调试打印机，确保打印正常。</li> </ul> 这部分工作也可以在我们服务工程师到达现场后，召集门店代表和工厂代表一起开会沟通最佳方式。需要让门店方便订货，同时让工厂方便排产，所以需要双方达成一致。 <h2>5. 采购</h2> 采购是完整进销存的一部分。没有基础的商家可以先只使用“采购入库”确保账目清晰。有基础的商家可根据库存上下限、历史用量、销售目标分解来制定采购计划，合理采购。 准备工作： <ul> <li>录入供应商。</li> <li>设置库存上下限。</li> </ul> <h2>6. 原料库存</h2> 这里说的原料库存管理不是粗放的批量出入库（那随时可以做，跟成品一样做），而是基于配方的精准、自动管理。大部分商家不具备一期启用的条件，可考虑后续分期上线。 难点： <ul> <li>没有基础的商家，配方录入是一大挑战。可以先录入一部分简单的配方，比如门店现烤、蛋糕和饮品制作的配方，后续再慢慢录入全部配方。也就是说，可以先管理门店的原料和半成品，慢慢再精细管理工厂的。</li> <li>按需制作的蛋糕和饮品的原料配方，现烤面包的半成品和辅料配方，按照配方扣减库存可提升管理水平，但需要培养习惯。</li> </ul> 准备工作： <ul> <li>录入原料及配方配方。（配方录入需要时间，可等录入完成后一起“启用”，就不会因为有的按配方自动减库存了而有的没减、影响库存管理）</li> <li>盘点原辅料现有库存录入。一次录入不完可以用到什么录入什么。分类分批录入，比如先录入重要的原料，以后再增加辅料的管理。如果以前系统支持导出，且商品有条形码，也支持批量导入，注意多级单位问题、以基本单位为准。</li> <li>如果还没有条件使用移动加权平均法实时计算成本，也可以让财务核算后录入固定成本。如果暂时核算不清楚也可以后续阶段再矫正。</li> </ul> <h2>7. 中央工厂生产</h2> 根据门店要货，汇总安排生产计划，配料，产出，等等。难点很多，不建议一期就上线。召唤我们工程师吧~ 按之前客户经验，1-3个月都有可能~ <h2>8. 财务</h2> 难点：我们系统并不提供完整的财务功能，只提供运营角度的财务数据分析。烘焙行业的财务并不复杂，我们主张尽量电子化，传统财务人员接受起来可能有困难。 准备工作： <ol> <li>随着原料管理精细化，争取在系统上取得变动成本，按现实情况看也可以逐步矫正取得。如果一开始就需要准确成本管理，初始化成本需要核算清楚导入。</li> <li>不同库房之间调拨，如果有核算规则，定义好“调拨结算规则”</li> </ol>

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