(req 3-2-XYBL000001)

(评审已通过,研发已完成)

(req 3-2-XYBL000001)

此需求用来描述校区学员/客户学习过程中的任何合同变更以及校区事务办理。

需求描述

校区在日常教学活动中,会出现针对于学生/客户的合同变更办理,信息修改以及物品申请等需求,并且大部分的变更,都是有限定条件或者需要校区稽查进行审核,需要一个具备上述功能的完备的学员办理模块,来满足校区需求,提供包括信息变更,合同变更,退费,物品领用申请等办理功能,提升校区办事效率及学员/客户满意度。

办理中心业务流(费用核算)

合同状态机

合同数据结构(仅展示合同组和子合同结构,仍需要设计合同详情数据结构)

页面原型图

办理中心首页如图所示

学员信息修改如图所示:

课程信息修改页面如图所示:

合同转让页面如图所示

退费页面如图所示

重修页面如图所示

清课页面如图所示:

赠送课程

合同冻结

合同暂停

合同执行

转学

合同终止

课程信息修改

合同延期

业务描述

办理中心首页6
正常场景:
1、有特定权限的校区人员点击招生管理-学生办理,进入学生办理页面。
2、默认没有学员/客户信息,通过输入学员/客户手机号、学号、合同编号、客户号等方式,点击搜索,底部出现详情,分为几种情况:
a)搜索的是学员手机号/学号,出现学员信息title,学员信息出现该学员详细信息,底部显示该学员所有合同,默认收起状态,合同按照签约时间,从新到旧排序显示。
b)搜索的是客户手机号/客户编号,出现客户信息title,客户信息出现该客户详细信息,底部显示该客户的所有合同(订单合同)默认收起状态,合同按照签约时间,从新到旧排序显示。
c)搜索的是合同号,系统自动查询该合同所属学员/客户,并进行展示,合同详情列表显示所有该学员/客户的合同信息,但是将搜索的合同展开显示。
课程合同状态分为以下几种,对应的可执行的操作不同:
a)生效,合同生成后,到达学习开始时间,合同处于生效状态时,该合同是处于执行中的合同,同一时间,除了订单合同,只能有一份处于生效状态(执行中)的合同(课程合同),
可操作功能:
学员信息修改,学习用品申请,课程信息修改,转学,合同转让,合同冻结,合同暂停,合同中止,退费,清课,重修,合同延期。
当到达合同有效学习开始时间时,合同自动从暂停状态-变为有效合同,如果是新学员合同,在该学员合同生效后,由课程顾问或指导老师安排上OC课,当OC课成功结课,合同有效学习时间更新,开始时间更新为OC课结课日期,结束时间根据此顺延;如果是老学员合同(没有OC课),则学员成功完成该合同首次课的结课,合同有效学习时间更新,开始时间更新为首次结课日期,结束时间根据此顺延,请注意,如果新合同有清课行为,清课日期不能作为合同更新的触发条件,必须是正常结课
极端情况,学员一直到合同作废,还没有上OC,需要稽查手工把合同置为有效,这个人工处理下。
b)生效(未开课)合同生成后,未到达学习开始时间,或者到达学习开始时间后,检测到有处于生效状态(执行中)的合同(课程合同)。
可操作功能:
学员信息修改,学习用品申请,课程信息修改,转学,合同转让,合同冻结,合同暂停,合同中止,退费,清课,合同延期。
c)暂停,由于学员违规,进行人工暂停。
可操作功能:
合同执行,合同终止,退费。
—新开通合同,审核未通过/审核中
可操作功能:
退费。
—新开通合同,审核通过
可操作功能:
学员信息修改,学习用品申请,课程信息修改,转学,合同转让,合同冻结,合同执行,合同中止,退费,重修,合同延期。

—人工暂停

d)冻结,学员申请,冻结该学员合同,处于冻结状态的合同,不能进行任何操作。
可操作功能:
学员信息修改,解冻,学习用品申请。
e)无效,合同已经执行完毕,或由课程顾问手工将合同中止。
可操作功能:
无。
f)订单合同,订单合同是一种特殊的合同,为中心与潜在学员客户签订的意向协议,需要用特殊合同状态颜色标识。
可操作功能:
客户信息修改,退费,新生入学(直接转到新生入学页面,客户信息,课程信息等自动读取填写。)。

3、合同列表,表头显示合同状态,绿色代表有效合同,红色代表无效合同,蓝色代表冻结合同,灰色代表暂停合同,橙色代表定金合同。审核状态,绿色代表审核通过,橙色代表审核中,红色代表审核不通过,请注意,当合同状态为暂停(未到达学习时间)且合同审核状态为审核中/审核不通过,就算到达了合同开始时间,合同状态也不能变为有效合同。合同类型,课程包,级别,学习有效时间。
点击合同表头,抽屉向下展开,显示合同详情,显示合同状态,签约中心,签约课程顾问,收款人,合同信息,备注以及进度栏,进度栏分为时间进度和课程进度,时间进度,按照:距离学习有效时间的天数/合同总天数,折合成百分比,以横向柱状图进行展示,颜色随着时间进度的多少而变化,从绿色(0,40),黄色(40,80),红色(80,100);课程进度,按照:课程pass次数/合同课程次数,计算课程进度。折合成百分比,以横向柱状图进行展示,颜色随着时间进度的多少而变化,从绿色(0,40),黄色(40,80),红色(80,100)。
4、学员信息修改和学习用品申请,不依赖于合同进行,是全局的操作行为,与学员有关。其余操作,作用域均为当前合同。当合同被点击并下拉开,作用域为该合同。
异常场景

学员信息修改
正常场景
1、除了家长手机号不能修改外(主手机号),其余修改见原型图,略。
2、修改需要稽查审核。

课程信息修改
正常场景:
1、课程信息修改,允许课程顾问针对于学员需求,变更课程信息中的项目,包括:课程包的变更(合同类型规定中的课程包),课程类型的变更(与课程包联动),当前级别,开始级别和结束级别,在修改了课程包和课程类型后,联动出现课程包对应的级别。新生入门课时间,学习开始时间和学习截止时间,请注意,学习开始和截止时间的修改,会影响到默认合同的生效和失效时间,不建议人工修改。
2、点击确定,进入人工稽查审核,该合同底部出现变更单,变更单内容与稽查点击详情相同,显示课程信息修改详情。同时,合同的审核状态变为审核中,在审核结束前,该合同仍旧按照之前的课程进行,若是有效合同,学员正常订课,订课范围为修改前的合同规约的课程。学员可以正常结课。待审核通过后,合同审核状态变为已审核,合同信息更新。
异常场景

转学
正常场景:
1、显示该学员原中心,系统检测该学员合同,列出所有支持该合同的中心,列表单选,点击选择后,系统仍需要检测该学生历史曾经转学次数,若次数为零,底部出现变更费用详单,记录一次转学操作,费用一栏金额为0,若次数不为零,每一次费用金额默认为1000,可人工修改。请注意,转学操作,不影响签约中心的报表统计,统计中心学员时,转出中心人数-1,转入中心人数+1。标记为转入学员,而非新增学员(统计校区绩效时使用)。转学需要核算费用成本。
异常场景

合同转让
正常场景:
1、客户/学员可以将名下处于有效/暂停状态的合同进行转让,转让合同的原则是合同平移,转让成功后,转出方合同作废,转入方合同费用为0。转让需要统计课程次数,将剩余课程次数按照转入方选择的合同类型,课程包,课程类型,级别,进行转移平移,所以在转移过程中,需要:
a)对一个合同进行转让时,若该合同是有效状态的,系统需要暂时锁住这个合同,保证转移合同过程中,学员和系统无法完成订课操作(可以结课,有可能造成1-2次的次数误差,看怎么调整)。
b)转移合同中,原学员的奖励课,会被清零。
c)转移合同中,原学员若有订课(未上),系统自动cancel该课程,显示在订课记录中。
d)转移课程合同,原则就是合同归属人和合同课程次数的转移,系统先计算从提交转移合同申请开始,转出学员的剩余课程次数,输入手机号/学号/客户编号,调出转入方的信息,合同明细,转入中心,课程顾问,课程老师(因为系统已经有转入学员的课程顾问和课程老师,需要更新这部分数据),选择转入学员选择的合同类型,课程包,课程类型,级别,需要注意的是,系统需要限制级别的范围,按照所选级别的课时(课程次数)数量,计算剩余课程次数,算出从起始级别开始最大可以覆盖的结束级别。结束级别有可能会少于该级别所约定的课时数。学员可以通过购买额外课程包的方式进行补充。
e)选择学习有效时间,备注,费用明细为一笔转让费,项目单价默认1500,可以人工设置。该费用核算入转出方。
f)点击确认后,该变更单提交稽查审核,同时生成新转入方合同,与学员签订变更单,加盖公章,与转入方学员签订合同,加盖公章,变更单挂在转出方的转让合同下。稽查审核成功,该合同转让成功,按照正常合同流程进行。
异常场景

合同冻结/解冻
正常场景:
1、处于生效/暂停状态的合同,人工可以选择冻结,合同冻结不消耗合同时间,在解冻后,系统计算冻结时长,补充到合同截止时间上。若该合同没有生效过(暂停状态)则不需要补充时长(根据OC课上课时间顺延计算)。冻结状态的合同,不可做任何关于合同的变更操作,除非进行解冻。
2、点击合同冻结按钮,输入备注,冻结开始时间和结束时间,二次确认后,合同出现一条变更记录,底部记录该变更单,提交稽查审核,审核通过后,合同状态变为冻结状态。当到达冻结结束时间,系统自动解冻该合同。
3、冻结状态合同,可以通过人工方式进行解冻,点击解冻,二次确认,合同出现一条变更记录,底部记录该变更单,提交稽查审核,审核通过后,合同状态恢复。
异常场景

合同暂停/执行
正常场景:
1、合同未到达开始学习时间,合同状态默认是暂停,暂停状态的合同,可以通过手工点击执行来进行,同样,处于执行中状态的合同,可以点击暂停来变更合同状态,请注意,每一个学员只允许在同一时间有一个处于执行中状态的课程合同,客户的订单合同不算在此。
2、暂停需要二次确认,输入暂停缘由,走变更申请流程。审核通过后,合同状态变为暂停,系统自动启用的合同,不需要走变更申请。但系统在启用合同时,需要检查该学员当前有没有处于生效状态的合同。如果有,维持暂停状态。
3、如果是人为暂停的合同,时间不补。
异常场景

合同中止/启用
正常场景:
1、对于有效状态/暂停状态的合同,可以人工中止该合同,合同状态置为无效,无效状态的合同,不具备合同履行的功能,系统保留该合同的所有信息备案留存,无效状态的合同,可以选择启用,若启用时,有其余生效合同,则该合同状态自动变为暂停,等待系统执行或人工执行。
异常场景

退费
正常场景
1、合同处于生效状态,暂停状态的合同,可以进行退费操作。
2、退费弹窗需要标明合同编号,合同明细,退费中心只列出学员的签约中心以及转学后的学习中心,学员的有效签约中心,转学后的中心,可以完成退费操作,其余中心,不允许退费。选择退费中心,一般为签约中心。退费日期,默认为进行退费的日期,退费CC,退费金额,退费方式,填写备注,提交退费变更单,交由学员进行签字,公章,并提交稽查审核。审核通过后,按照退费方式中约定的路径,由财务进行统一退费处理。
异常场景:

清课
正常场景
1、清课的场景:转体系的学员合同,由于某些原因续报的合同有重复级别课程。
2、清课的概念是,当学员新生成一个课程合同,有可能在之前的课程合同中,存在该学员在这份合同中已经通过的课程,或者存在学习内容重复的课程,需要由系统,模拟人工订课,结课的方式,自动消耗掉这部分课程.
3、清课可以在生效以及未开课的合同中(非人工暂停)进行。在合同中,点击清课,系统自动从学员的订课记录中,查询该学员在历史订课中,有无存在在该生效合同课程包、课程类型、级别中上过的课程,若有,显示在清课弹窗的课程详情列表中。课程顾问可以删除某些课程,课程顾问也可以手工选择某些课程加进来进行清课,手工选择的课程,不是必须是该学生在订课记录中成功结课的课程(清课不包含OC课,DEMO课),课程类型,系统自动按照该合同课程类型选定,选择级别,课程(多选),选择清课,清课结果会出现在下方清课list中,可以重复进行清课操作,选择确定,清课结果自动记录到清课报表中,当前生效的学员合同,自动将清课列表中的课程进行结课,不显示在学员订课记录中,也不显示在订课日志(只在清课报表中显示)。
4、已经有过清课记录的学员,在该份合同再次点击清课,清课记录会出现在清课list中,可以删除撤销清课某些记录,清课结果自动记录到清课报表中。
2019-10-29 15:47:16 星期二 新增-Aries
清课分为合同课时清课以及奖励课(包含gift course)清课,合同课时清课与清课逻辑相同,奖励课(包含gift course)清课,只做该学员账户内奖励课次数的修订(扣减)。
异常场景

重修
正常场景
1、重修用于新生在签订合同后4周内,或上课在OC课(不含)及后续四节课内,认为能力与级别不符,从而向校区提出申请更换级别,重修不核算费用,不做清课处理,会对校区造成运营损失,需要用户签订合同,加盖电子合同公章并经过稽查审查,通过后,才可以生效。
异常场景:

合同延期
正常场景
1、学员在合同将要到期或已经到期,合同失效后,向校区发起合同延期请求,合同延期会根据顺延时间,核算合同的加购时间的费用(系统计算),生成费用明细,变更单学员签字确认,加盖公章,提交稽查审核。审核通过后,合同有效学习时间顺延,合同状态变为生效或暂停(有生效合同)。核算费用。
异常场景

赠送课程
正常场景
1、在学员课程包允许级别范围内,赠送给学生相应级别对应数量的课程,赠送课程原则不允许超出该合同规定的级别范围,稽查审核通过后,赠送的课程数量,自动加入级别中,赠送课程,过课原则为到课,pass不赠送额外奖励课(与2019课程体系奖励课原则一致,只是规定了使用级别)。不核算费用
异常场景

合同续费
正常场景
1、当前学员有处于生效/冻结的合同,对该合同可以进行合同续费操作,合同续费必须要依赖某一个合同来进行,享受校区续报优惠,若学生合同执行完毕,也是不允许走续费流程,无法享受续报优惠政策。点击续费,自动跳转到合同生成页面,合同类型默认勾选续费合同,与新生入学合同相同,重新生成新的合同组。提交稽查时需要带原先合同编号,方便稽查核实。
2、当点击学员当前处于生效/冻结的合同时,点击续费,自动跳转到合同生成页面,合同类型默认勾选续费合同,与新生入学合同相同,重新生成新的合同组。提交稽查时需要带原先合同编号,方便稽查核实。
合同升舱
正常场景
1、合同升舱,通常用于报读了一个合同后,在规定的时间期限内,补齐剩余款项,调整合同时间和级别范围。
2、合同升舱,需要合同状态为暂停(未开课)且审核通过/生效合同,在该合同下进行合同升舱,合同升舱需要新开合同组,有独立的合同编号,升舱合同独立核算合同金额,但是需要在提交稽查审核时,带原有合同编号,签订合同时间,方便稽查审核。