(req 3-1-XSRX000001)

(评审已通过,研发已完成)

(req 3-1-XSRX000001)

此需求用来描述校区新生入学办理流程以及电子合同签订流程。

需求描述

满足校区对于具有法律效力的电子合同的需求,同时,通过线上合同的签订,提供合同生成,签订,稽查审核,新生入学的完整办理闭环,解决目前校区线下合同签订和线上合同生成的重复操作,降低人工失误,提升办理效率。

合同状态机

页面原型图

新生入学办理页面原型如图所示(普通合同)

新生入学办理页面原型如图所示(预售合同)

新生入学办理页面原型如图所示(定金合同)

合同预览页面如图所示

当月级别单价设置页面原型如图所示:

业务规则

新生入学办理
正常场景
1、具有特定权限的校区人员点击办理中心-新生入学,进入新生入学办理页面。
2、进入看到的信息为空白,点击左上角“请输入手机号”进行搜索
a) 若之前存在客户(录单/到访/TMK咨询),输入手机号搜索,将调取客户信息,自动填入学员信息中。没有信息的field由校区办理人员咨询客户后填写。
b)若之前不存在客户,输入手机号,新生入学和客户录单操作同时进行,当合同生成并审核通过后,客户信息入客户表,标明为已签单客户,不入TMK个人仓。
c)若是已有学员,且当前该学员仍有执行中/冻结的合同,系统提示该学员已存在,是否需要执行续费操作?点击确定,跳转到该学员的办理页面,点击执行中合同,进行续费操作。
d)若是已有学员,且当前该学员存在非执行中/冻结的合同,提示该学员已经存在,自动填充学员信息,且不可修改,可以生成新的学员合同。
需要选定合同的种类,合同种类有三种,预售合同,普通合同和定金合同。
预售合同:为新开业中心销售的合同,选择预售合同后,没有合同有效期限,但是需要红字标红说明,“预售合同有效学习时间为新生入门课结课后,按照一个级别6个月进行顺延。”
定金合同:为潜在学员客户保留合同折扣(限定条件折扣),不生成合同,不需要学员签字,不走稽查,随时可退。
普通合同:为学员正式签订的学习合同,有合同开始和结束时间(随先导课时间变化).

预售合同合同有效时间计算方式:
勾选后,没有合同学习有效时间,预售合同默认需要上新生入门课,也可以选择关闭。
合同有效学习时间计算方式为:
若上新生入门课,则新生入门课结课日期,作为有效学习开始时间,按照一个级别6个月,系统自动顺延有效学习结束时间。
若不上新生入门课,则需要手动开课(合同状态人工置为有效)。开课当天更新学习开始时间,当学员预定课程并成功结课,则更新学习开始时间为首次课结课时间当天,系统自动顺延有效学习结束时间。
普通合同合同有效时间计算方式:
勾选后,默认合同学习有效时间为签约当天,即刻生效,若手工修改学习有效开始时间,则等待设置日期当天00:00:00将合同状态置为生效,
若上新生入门课,则新生入门课结课日期,作为有效学习开始时间,按照一个级别6个月,系统自动顺延有效学习结束时间。
若不上新生入门课,当学员预定课程并成功结课,则更新学习开始时间为首次课结课时间当天,系统自动顺延有效学习结束时间。
定金合同合同有效时间计算方式
定金合同做新生入学后,走普通合同流程。
3、课程信息中:
a) 合同种类:勾选个人合同/团体合同,当勾选个人合同时,合同编号自动生成,当勾选团体合同时,需要手工选定已存在的团体合同编号,或者创建一个新的团体合同编号。当选定已经存在的团体合同编号后,该合同将作为团体合同的一个子合同执行,合同编号格式为(团体合同编号)-独立序号。
b) 合同类型,从基础数据-合同模板中读取合同模板名称,所有处于生效状态的合同模板。
c)课程类型,合同模板关联的课程包中的有效课程类型,过滤掉DEMO(试听课)和OC课(先导课)。
d)学习级别,课程包设定的级别,通过下拉列表线视,设定学习级别跨度。
e)新生入门课开关可关闭(默认打开),若新生入门课开关关闭,则合同生效后,学员可以选择直接预定正常课程,而非新生入门课(OC课)新生入门课时间,由课程顾问设定。
f)学习有效时间:默认开始时间为当前日期,结束时间根据客户报读级别,按照一个级别6个月计算,当设定新生入门课时间后,合同的有效学习时间的起止日期,均需要按照新生入门课时间进行同步。但保留人工修改权限。
4、课程费用设置:
a)交费日期默认为当前日期。
b)收款人从该签约中心的出纳中选择。
c)签约课程顾问自动填写无需人工修改。
d)选择优惠,从招生管理-优惠政策管理页面的生效优惠政策中读取,可叠加的优惠政策可以复选,补课叠加的优惠政策单选,当选定的优惠政策在设置时需要上传资料,则勾选后出现上传资料审核控件,资料上传从本地选择文件。
e)级别费用:设置单位级别费用。由管理员根据当月级别单价设置功能进行的级别费用设置读取,原则上不允许人为修改,若修改,在提交稽查时,高亮提示合同签订人,并在交由稽查时高亮提示稽查。

5、设置课程信息和费用设置后,点击计算按钮或系统实时更新合同信息表,默认生成一个合同信息表。合同可以设置为:
a)普通,新增合同,该客户或学员没有处于非失效状态的合同,勾选后,学员合同类型标志位置为新增。所有客户合同,默认为新增合同。人工可设置。
不可选续费/升舱。~~
b)续费,学员合同中,有处于非失效状态的合同(包含冻结,暂停,有效)状态的合同,默认系统设为续费合同。人工可设置。
c)升舱,学员合同中,有处于非失效状态的合同(包含冻结,暂停,有效)状态的合同,且在勾选升舱后,系统计算该合同的签订时间是否在允许升舱的时间范围内(距离上一份非失效状态的合同时间在允许范围内),勾选后,系统需要给出时间差,供稽查审核。

d)定金,客户或学员缴纳定金,该合同底部悬浮按钮出现“生成定金合同”选项,合同不学员做费用核算,不过稽查。在定金合同生成后,在学员办理页面,可以搜索客户编号/手机号,找到该定金合同,选择新生入学,定金合同会保留缴纳定金时的课程信息以及系统折扣,也可以手工按照当月政策进行修改。也可以到学员办理页面,进行定金的退费。
合同信息表中,每一个课程级别,用图标“课”标识(一级),同时,与库存系统联动,将该课程级别对应的教材捆绑显示在合同信息表中(二级),当合同生成并稽查通过后,该教材在库存中联动做“预出库”处理,学员升入合同约定的级别后,该教材做正式出库处理。。在学员升入该级别时,每个月会收到领书提醒,到校区进行教材领取,同时做出库处理。
课程顾问可以选择物品进行添加,物品与库存联动,,当合同生成并稽查通过后,该物品做出库处理。
所有物品,用图标“物”标识(一级)。
所有得优惠政策及定金扣减,以“惠”标识。(一级)
合同信息表中,所有项目单价,数量均可以人工设置,级别单价按照当月设置级别单价进行核算,不允许人工修改。项目单价中,“课”按照级别费用设置默认给出,“物”按照库存管理中销售价格默认给出。自动捆绑得教材费用,单价设置为0.
拆分合同:合同详细信息表中,默认按照课程顾问与学员商定的级别,生成一个合同,合同可以进行拆分,所有的一级项目,均会有勾选checkbox,点击勾选后,鼠标拖动到空白处,自动拆分为第二个合同。
合并合同:合同详细信息表中,所有的一级项目,均会有勾选checkbox,点击勾选后,鼠标拖动到另一个合同主体上,自动合并。
每一个子合同上方军会有该子合同的总金额(实际收取金额)以及优惠金额统计。
右侧合同金额及费用核算区域,针对所有生成的合同信息表,进行汇总统计:
a)课程费用,优惠及扣减前,总合同费用,按照级别数*级别费用计算。
b)级别费用,课程顾问设置的级别费用。
c)报读级别数:课程顾问设置的级别数量。
d)折扣/优惠项目:所有优惠或者折扣项目。
e)折扣金额:所有折扣的汇总金额。
f)赠送级别:赠送的级别数量和级别名称(若有)。
g)总金额:合同最终需要付款金额。
6、点击合同预览,在线生成该合同,可以查看。
7、如果是新增/续费合同,点击生成合同并提交审核,该合同订单进入订单管理,稽查和财务会收到待稽查通知,同时,生成带有电子签章的电子合同,走第三方流程。客户需要手机回填验证码,人脸实名验证身份信息,核验通过后,电子签名。稽查审核通过,或者特批通过,合同存档,合同状态置为pause,等待合同学习有效时间到达,开始执行。
8、如果是升舱合同,需要课程顾问手工选择升舱的合同编号(在勾选升舱时触发,弹窗)点击生成合同并提交审核,系统自动核算两份合同的交费日期时间差,并提供给稽查以供审核,其余流程与新增和续费合同相同。
9、如果是定金合同,不需要生成电子合同,只是将该定金合同录入系统中,再次签正式合同时,做定金扣减,或者在学员办理中,对其进行退费操作。
10、系统只为第一次生成合同的学员生成学号,学号生成规则:中心字母+6位流水号。
11、合同的起止时间,不可以与其余处于有效状态的合同有交集,系统需要做判断。
12、特殊权限人员,可以通过设置当月级别单价设置,设置级别单价。设置级别单价后,级别费用自动填充,也可人工修改,人工修改后,在订单稽查审核需要高亮提示。若没有设置级别单价,则需要人工填写合同的级别费用。设置级别单价弹窗弹出,textfield中显示上个月的设置级别费用。

附:目前校区使用的合同模板(正反面)